terça-feira, 9 de abril de 2013

FOLHA DE PONTO PARA EMPREGADO DOMÉSTICO



Bom dia, boa tarde, boa noite, no post de hoje vamos tratar da nova lei que está ai.. o PEC das domésticas...

Estou acrescentando esse comentário, devido a alguns questionamentos que me fizeram a respeito da folha de ponto.  
1.      Quero reforçar que essa postagem tem o intuito único e exclusivo de mostrar ao leitor do Blog, como o EXCEL operacionaliza datas e horas, e como é possível trabalhar  esses elementos;
2.      Leia o aviso de utilização e responsabilidades ao final deste post.

Continuando....

São considerados como empregados domésticos: cozinheiro, governanta, babá, empregada doméstica, lavadeira, faxineira, motorista particular, enfermeira do lar, jardineiro, copeiro, caseiro, etc.

Com a nova lei, as residências serão obrigadas a funcionar praticamente como empresas, onde a relação patrão/empregado doméstico vai ser mais profissional, empresarial mesmo.

Uma das necessidades que ocorreu é a implantação de um documento de folha de ponto, documentado e calculado de modo a contemplar as 44 horas semanais  estabelecidas na nova lei.


COMO O EXCEL PODE ME AJUDAR A CONTROLAR AS HORAS?

Segundo a nova lei, para controlar o tempo de trabalho da doméstica, o patrão deve se assegurar por meio de uma folha o controle de ponto. O empregador precisa anotar a hora de entrada e saída da empregada, assim como eventual pausa para almoço. A jornada dos domésticos passa a ser de no máximo 8 horas diárias ou 44 horas semanais.  No caso do empregado não trabalhar aos sábados, ele deverá compensar as 4 horas do sábado durante a semana.

Para tal controle, o Excel pode tornar-se uma ferramenta de grande valia, ajudando a calcular as horas trabalhas, as horas extras de sábado, domingo e as efetuadas durante a semana, inclusive compensando horária onde o funcionário “saiu mais cedo”.
Importante ressaltar, que o blog OFICINA DE PLANILHAS não pretende interpretar ou orientar os leitores sob os aspectos da lei, mas sim compartilhar os recursos possíveis da planilha Excel para facilitar a tarefa de cálculo e anotação.


DESENVOLVENDO FÓRMULAS E METODOLOGIA

Enquanto estava escrevendo esse post, conclui que a explicação dele está um pouco, digamos assim, complexa.  Isso porque a planilha requer a aplicação de algumas fórmulas mais elaboradas e também é necessário algum entendimento de como o Excel trata o tempo (dias, horas, minutos).  Então sugiro ao leitor do blog baixar a planilha no link abaixo e se quiser acompanhar o post, poderá fazê-lo visualizando na planilha.  O link é:

BAIXE A PLANILHA NO LINK ABAIXO PARA SEMANA DE SEGUNDA A SEXTA:

https://docs.google.com/file/d/0B-EBN6y_8aohM0JIUTBHXzlmMTg/edit?usp=sharing


NOVIDADE:

BAIXE A PLANILHA NO LINK ABAIXO PARA SEMANA COM SÁBADO TRABALHADO:


https://docs.google.com/file/d/0B-EBN6y_8aoheXVReHIxWlZqUGc/edit?usp=sharing


Amigos leitores, com o link acima vocês terão acesso a nova revisão da planilha, que inclui a detecção automática das datas de feriados e considera as horas trabalhadas nestes dias como hora extra 100%.  As modificações implantadas são explicadas detalhadamente na descrição do funcionamento das planilhas.  


Utilize a opção "fazer Download da versão atual" para baixar a planilha





Voltando a planilha, desenvolvi, a partir da ideia do modelo de folha de ponto do site empregada legal, uma folha de ponto mensal, onde as condições para sua utilização contemplam a maior parte dos contratantes, e são essas:

·        Jornada de trabalho de 44 horas semanais, de segunda a sexta, sendo o sábado compensado. Para isso o empregado deverá trabalhar 8 horas e 48 minutos diariamente.
·        O sábado caso seja trabalhado, é totalizado em separado. O mesmo acontece com os domingos e feriados, isso porque as horas extras do sábado são acrescidas de 50% no seu valor e as do domingo e feriados, 100%.
·        No fim do mês você poderá imprimir a folha com o cálculo em duas vias, colher a assinatura do empregado, ficando uma via com ele e a outra com empregador.

Lembrando que a ideia principal deste post é de compartilhar o entendimento dos recursos do Excel.


VAMOS A PLANILHA

Na pasta de trabalho que contêm as planilhas de folhas de ponto, a primeira planilha e chamada de “Folha de rosto”.  A função da folha de rosto é a de inserção dos dados que serão repetitivos em todas as planilhas da pasta, e de colocar informações necessárias a compilação das folhas mensais.



Na parte superior da folha de rosto, entre as linhas 1 e 9, constará um cabeçalho com os dados do empregador e do empregado.



Uma vez preenchidos os dados, quando repicar a planilha para outros meses, ela estará automaticamente preenchida.

As linhas 11  e 12 conterão o horário definido que o empregado deverá cumprir, sendo nas células:

  • D12       horário de entrada
  • E 12       horário de saída para o almoço
  • F12        Horário de retorno do almoço
  • G12       Horário do final de expediente.
  •  H12       =(E12-D12)+(G12-F12) Fórmula que calcula a quantidade de horas trabalhadas.




É importante que todas essas células estejam formatadas em “horas:minutos” antes de imputarmos os valores, pois assim o cálculo será feito corretamente.



Para facilitar o entendimento e o cálculo das horas, utilizei 2 colunas; I e J que ficarão ocultas no final, que vão conter:



  •  Coluna I contém a fórmula =H12, ou seja, no caso do exemplo 8h:48m é exatamente igual a 0,36667.  Como assim? A única diferença é que na coluna I ele está formatado como número decimal. Mas o que é o 0,36667?  Esse valor significa que 8 horas e 48 minutos são exatamente iguais a 0,36667 avos de 1 dia.  É assim que o Excel trabalha, em dias.
  • Na coluna J teremos a fórmula =I12*24 ou seja 0,36667avos de um dia multiplicados por 24 horas, nos retornará 8,800 horas. Fazendo desta forma, posso operar horas, multiplicar por valores, somar, dividir e etc.  8,800 horas significam 8 horas e 0,8 décimos de uma hora.  Ou horas em decimais.  (8 horas mais 0,8 décimos de hora que são exatamente 48 minutos = 0,80 x 60 minutos).




Tá complicado?  Infelizmente o Excel trabalha o tempo desta forma. 
A coluna B vai conter os dias do mês.  A célula B15 está contendo o primeiro dia do mês em questão, no caso do exemplo, dia 01 de maio de 2013.


A coluna C vai conter o dia da semana que é do seu vizinho da coluna B. 
Mas antes porém nós vamos ter de verificar se esse dia não é FERIADO.


OS FERIADOS


Pela legislação, o feriado, caso seja trabalhado, as horas deverão ser acrescidas de 100%, ou seja, em dobro.  Para identificarmos os feriados utilizamos a folha de rosto, coluna C. O arquivo oferecido a vocês da folha de ponto, já prevê feriados nacionais de abril de 2013 até dezembro de 2014.





A esse intervalo na coluna C nos demos o nome de “feriados”, facilitando assim a escrita das fórmulas que se referem a essa data.

Porém, cada estado e cada município tem seus feriados específicos. Para contemplar essas datas, você poderá inseri-las em sua posição, que o intervalo se ajustará. 


Por exemplo, no estado de São Paulo, é feriado em 9 de julho.  Basta inserir essa data no intervalo e o feriado será reconhecido.





Continuando...
Precisamos saber se a data ao lado, 01 de maio de 2013 é um feriado.  Para tal usarei a função (CORRESP(B15;feriados;0)

A função CORRESP procura um item especificado em um intervalo (intervalo: duas ou mais células em uma planilha. As células de um intervalo podem ser adjacentes ou não adjacentes.) de células e retorna a posição relativa desse item no intervalo. 

Essa função escrita em uma coluna auxiliar, coluna M, na mesma linha e que posteriormente será ocultada, pergunta no Excel:

O conteúdo da célula B15 corresponde a alguma célula do intervalo chamado ”feriados”, em correspondência exata?

Se a resposta for verdadeira (sim) ele retornara a posição da data em questão dentro do intervalo feriado, se não houver correspondência retornará o erro #N/D.

Criaremos assim 2 situações analisando uma data:
1.    A data em questão é um feriado
2.    A data em questão não é um feriado, portanto é um dia “normal”

Como a situação #N/D não nos interessa, vamos ter que controlar o erro através da função SERRO, inserido na fórmula:

=SEERRO((CORRESP(B16;feriados;0));"normal")

Essa fórmula quer dizer:

Se na correspondência procurada, a data não for um feriado, provocando assim um erro, retorne na célula a palavra “normal”, se for feriado, ou seja, não houver erro, retornara a posição relativa dessa data no intervalo “feriado”.

No nosso exemplo o dia primeiro de maio é um feriado, assim a fórmula retornará o número 1, que é a posição do feriado de 1° de maio no intervalo de nome “feriados”.





Já na linha 16, correspondente a data de 02 de maio, que é um “não feriado”, retornará a palavra “normal”.

Usaremos a coluna N, adjacente para fazermos uma segunda análise pela fórmula:

=SE(M15="normal";DIA.DA.SEMANA(B15);"FERIADO")

Cuja interpretação é:

Se o conteúdo da célula M15 for igual a palavra “Normal” (ou seja é um dia de não feriado) retorne o dia da semana que corresponde a data contida em B15, senão retorne a palavra “feriado”.


A função DIA.DA.SEMANA  Retorna o dia da semana correspondente a uma data. O dia é dado como um inteiro, variando de 1 (domingo) a 7 (sábado), por padrão.

No nosso exemplo, no dia 01 de maio o valor retornado será feriado, no dia 02 de maio será o número 5.  

Transportaremos esse valor para a coluna C, mas agora com outra formatação, de modo que apareçam como dia da semana escrito.








Ainda utilizei na fórmula uma condicional para verificar de a coluna B esteja preenchida com valores, pois se estiver vazia, a coluna C também ficará vazia. 
A fórmula é  =SE(B15<>"";N15;"") ou seja se a coluna B for diferente de vazio, retorne o dia da semana da coluna B (que está em N15), senão deixe vazia a coluna C.


A partir da linha 16 da coluna B, e as linhas subsequentes, adotei a fórmula para a célula B16   =B15+1, ou seja o dia anterior somado a mais um dia. Assim até o final do mês




A vantagem é que:
  • Arrastando automaticamente a coluna B até o último dia do mês, ele será preenchido.
  • Quando for o mês seguinte, aproveito a mesma planilha trocando somente a data do primeiro dia.
  • Os dias da semana, na coluna C, se ajustarão automaticamente.

Bem, tudo que eu preciso fazer agora é preencher diariamente os horários. Lembrando sempre que devem ser anotados no formato Hora:minutos.




Você deve anotar corretamente os horários, com atrasos, saídas mais cedo, horas extras, pois a função da planilha é calcular certinho toda a carga horária acumulada, comparando-a com o total de horas que deveriam ser, baseado na quantidade de dias úteis do mês.

Se o empregado saiu as 17:30 ao invés das 16:48 que seria o horário correto, a folha de ponto calculará 0,7 horas extras (42 minutos) que o empregado tem direito, como também se ele sair as 15:30 ao invés das 16:48 que seria o horário correto, a planilha apontará um desconto de 1,5 horas (1:30) para serem descontados. 






TOTALIZANDO AS HORAS

DOMINGOS E FERIADOS TRABALHADOS


A planilha também identifica os sábados, domingos e feriados trabalhados, totalizando-os de forma separada, para podermos calcular os pagamentos. No exemplo a seguir o empregado trabalhou um domingo das 7:00 as 13:30, sem intervalo de almoço, tendo o direito de receber 6,5 horas extras 100% (6h:30m) com ilustra a figura a seguir.




E no outro exemplo, um feriado trabalhado






Vamos ver como isso se processa na planilha Excel!!!

Como vimos anteriormente, a coluna H contém as o total de horas trabalhadas na linha do dia, pela fórmula: =SE(D15<>"";(E15-D15)+(G15-F15);"") para a linha 15.





A utilização da condicional SE, em todas as fórmulas a seguir, evita que, enquanto não for preenchido o horário, não apareça um erro como resultado da fórmula, pois essa só será calculada quando o horário for preenchido. 

A coluna I contém exatamente o mesmo valor da coluna H, só com formatação decimal.  A formula é =SE(H15<>"";H15;"") para a linha 15.


A coluna J contém o conteúdo da coluna I convertidos em horas e minutos em decimais, co a fórmula =SE(I15<>"";I15*24;"").



Na linha 46 coluna J, vamos totalizar as horas realizadas no mês, incluído todas as horas extras, atrasos e faltas, com a soma das horas decimais  =SOMA(J15:J45).



Lembrando que as colunas I e J ao final ficarão ocultas.


TOTALIZAÇÕES




Como vemos na figura a seguir:

  • A célula H46  será igual a célula J46 que estará oculta;
  • A célula H47 conterá a fórmula que somará a quantidade total de horas trabalhadas aos domingos e feriados que é =(SOMASE(C15:C45;"=1";J15:J45))+(SOMASE(C15:C45;"=FERIADO";J15:J45))  
Mas o que está escrito ai nessa fórmula? A função SOMASE impõe uma condição para que se totalizem os valores do intervalo entre J15 ATÉ J45, a condição que o valor no intervalo C15 até C45 seja igual a 1(um) ou que seja igual a “feriado”.  Por quê? Porque 1 é o valor do domingo. (2 segunda, 3 terça.... etc.).
  • A célula H48 conterá a fórmula que somará a quantidade total de horas trabalhadas aos Sábados que é =SOMASE(C15:C45;"=7";J15:J45)
  • A Célula C49 conterá as horas extras efetuadas durante os dias úteis do mês cuja fórmula é =SE(H46-H47-H48-C47>=0;H46-H47-H48-C47;0)
  • A célula C46 contém o total de dias úteis no mês, obtido pela fórmula =SE(B45<>"";DIATRABALHOTOTAL(B15;B45;feriados);DIATRABALHOTOTAL(B15;B44;feriados)) . A função DIATRABALHOTOTAL retorna a quantidade de dias úteis contida em um intervalo de datas (no caso B15 até B44 para mês de 30 dias ou B15 até B45 para mês de 31 dias.  
IMPRIMINDO A FOLHA DE PONTO

A planilha já esta configurada para impressão. É só imprimí-la.




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O tema da próxima postagem será (assim que os nossos congressistas chegarem a um acordo):


FOLHA DE PAGAMENTO COM HOLERITE PARA EMPREGADO DOMÉSTICO